Reismanagers onderzoeken opkomende complexiteiten bij de terugkeer van internationale reizen

British Airways, American behoren tot de luchtvaartmaatschappijen die grote bezuinigingen doorvoeren in hun schema

Covid-19-reisbeperkingen over de hele wereld blijven versoepelen, maar de groeiende uitdaging om ervoor te zorgen dat zakenreizigers de verschillende toegangsvereisten begrijpen en eraan voldoen, blijft een last voor veel reismanagers met wereldwijde programma’s.

Internationale zakenreizen hebben de afgelopen maanden een opleving gezien, maar het werkgelegenheidsniveau blijft in het grootste deel van de sector onder het niveau van vóór de pandemie, inclusief reisbureaus, consulaten en ambassades die visa en andere immigratiediensten verwerken. Omdat er minder middelen beschikbaar zijn, is er meer voor reismanagers om essentiële informatie te verstrekken.

“Plotseling ben je het visumbureau of de visumexpert”, zei Stephen Gero, senior director of global travel bij de Bill & Melinda Gates Foundation tijdens een educatieve sessie op de recente World Business Travel Association-conferentie.

Gero, samen met Global Travel Director voor Takeda Pharmaceutical Co. Faye Seidelhak en Carsten Ostberg, algemeen directeur voor Europa van immigratie- en visumdienstverlener CIBT, benadrukken enkele van de belangrijkste gebieden waarop reismanagers voorbereid moeten zijn.

Plannen voor de toekomst

Met het jaarlijkse planningsproces dat de komende maanden bij veel bedrijven van start gaat, stelde Gherow voor om reizen deel uit te maken van dat proces – en niet alleen vanuit budgetperspectief. Groepen en medewerkers moeten gaan nadenken over het aantal reizen dat ze plannen, de steden waar ze naartoe moeten en de klanten die ze willen ontmoeten.

‘Dat zou een lamp in hun hoofd kunnen steken,’ zei Gero. “Als ik in het eerste kwartaal van volgend jaar naar Brazilië ga, wat moet ik dan doen om daar te komen?”

Hij zei dat de wachttijden voor afspraken nog steeds lang zijn bij veel consulaten en ambassades over de hele wereld, waarbij sommigen die de Verenigde Staten willen binnenkomen, niet binnen drie maanden of zelfs volgend jaar een afspraak kunnen krijgen. Als een Amerikaans bedrijf plannen heeft om volgend jaar veel werknemers uit het buitenland aan te nemen, moeten ze misschien nu beginnen met plannen.


De nieuwe toelatingseisen zijn complex en nog steeds complex, dus ik voel me nerveus. Het is beter als al je eenden op een rij staan, anders kan het zijn dat je verhinderd wordt om in het vliegtuig te stappen.”

Faye Zedlhak van Takeda


Zelfs als minder complexe internationale reizen vereist zijn, moeten degenen die de afgelopen jaren niet internationaal hebben gereisd, de vervaldatums van het paspoort controleren. Zeidelhak had al een aantal verwoede telefoontjes gekregen van medewerkers die op het punt stonden een persoonlijke internationale reis te maken – de reisafdeling wilde nog steeds hun hulp, zelfs als ze advies wilden over vakantiereizen, zei ze – en realiseerde zich dat hun paspoorten verlopen waren.

Gherow merkte ook op dat Amerikaanse burgers een tweede paspoortboek mogen hebben, bijvoorbeeld als ze een zware reislast hebben en niet het risico willen lopen zonder hun paspoort vast te zitten terwijl ze een visum krijgen bij het consulaat.

dubbele communicatie

Met het hoofdkantoor van Takeda in Japan en enige reizen die nodig zijn in verband met de ontwikkeling van vaccins, heeft Zeidelhak tijdens de pandemie internationale reizigers moeten helpen bij het rigoureuze binnenkomstproces in Japan: papierwerk, tests die strikt op tijd moeten zijn en het transitproces via de luchthaven, die tot zes uur kan duren.

“De nieuwe toelatingseisen zijn complex en blijven complex, dus ik voel me nerveus”, zei ze. “Het is beter als al je eenden op een rij staan, anders kan je het instappen worden geweigerd.”

Zidelhak zei dat hoewel reis- en toerismebedrijven een hulpbron zijn, ze over het algemeen niet de mogelijkheid hebben om uren te besteden om ervoor te zorgen dat elke reiziger alle vereisten begrijpt. Als zodanig voorzien ze websites vaak van informatie en links, maar het is aan het reisteam om ervoor te zorgen dat de informatie door reizigers wordt gelezen en begrepen.

Ze zei dat dit ‘training, training en training’ vereiste, zoals een reeks telefoontjes met hoge functionarissen om ervoor te zorgen dat ze een goed begrip hadden van wat nodig was. Wanneer reizigers een kennisgeving van vereisten ontvangen voordat ze reizen, zei Zeidelhak dat ze een tweede briefje van de reisafdeling stuurt om te controleren of het daadwerkelijk wordt gelezen.

Tijdens de pandemie, zei ze, is Japan Airlines zelf een belangrijke leverancier geweest, met een vertegenwoordiger die “ons vele malen heeft gered”.

“Ze belden reizigers en bladerden door alles”, zei Zidelhak. “Elke zaterdag staan ​​ze paraat om ervoor te zorgen dat ze op één vlucht van [Los Angeles] naar Osaka.”


We moeten onze reizigers bewapenen, want de reiswereld die we betreden is echt self-catering.”

zei Stephen Gero van de Bill & Melinda Gates Foundation.


Gero zei dat de communicatie ook inhoudt dat reizigers over informatie beschikken zodra ze hun bestemming hebben bereikt, zoals weten waar ze indien nodig een goedgekeurde Covid-19-test kunnen krijgen. Hij zei dat het bedrijf zou kunnen overwegen om een ​​lijst met klinieken en ziekenhuizen in de buurt van het internationale hoofdkantoor of favoriete hotels te verstrekken, samen met links naar hoe reizigers afspraken maken.

“We moeten onze reizigers bewapenen, want de reiswereld die we betreden is echt egoïstisch”, zei Gero.

Wat te doen en wat niet te doen met e-Visum

Gero zei dat veel landen hun e-visum- en visa-on-arrival-programma’s tijdens de pandemie hebben opgeschort, maar ze zijn nu nieuw leven ingeblazen, waarbij meer landen ze gedeeltelijk introduceren als een oplossing voor de visumachterstand. Hoewel het in de meeste gevallen een eenvoudigere optie is, brengt het nog steeds “een bepaald risico met zich mee”, zei hij.

Veel landen beperken bijvoorbeeld wat bezoekers met een e-visum in het land kunnen doen, wat sommige zakelijke opdrachten kan uitsluiten, zodat ze niet altijd op zakenreizen zullen werken, zei hij. Bovendien hebben sommige landen met visum bij aankomst-programma’s pre-autorisatievereisten die moeten worden voltooid voordat ze er komen, dus reizigers en reismanagers moeten alle vereisten en beperkingen nauwkeurig bekijken.

Het aanvraagproces kan ook enkele hindernissen voor reizigers hebben. Om bijvoorbeeld een e-visum uit Indonesië te ontvangen, moet het formulier worden ingevuld tijdens Indonesische kantooruren – wat voor reizigers in de VS van laat in de middag tot ‘s avonds is – dus een Amerikaanse reiziger die het tijdens normale zaken probeert in te vullen uren kunnen worden geconfronteerd, zei Jero.

Bovendien moeten reismanagers ervoor zorgen dat reizigers e-visa via de juiste kanalen verkrijgen. Hij zei dat een Google-zoekopdracht naar e-visuminformatie “veel frauduleuze sites” oplevert die reizigers misleiden om persoonlijke en betalingsinformatie te verstrekken.

Oplichters verspillen geen tijd aan het targeten van reizigers. Østberg merkte op dat de nepsites al simulaties hebben gelanceerd van het European Travel Information and Licensing System, dat pas eind volgend jaar operationeel zal zijn.

Vermijd toeristenvallen

Geconfronteerd met lange wachttijden voor zakenvisa, hebben sommige reizigers de neiging om gewoon een toeristenvisum aan te vragen, maar dit kan ernstige gevolgen hebben, omdat het “technisch gezien liegt tegen de aanvraag”, zei Gero.

In sommige gevallen kan een toeristenvisum voldoende zijn voor een zakenreis. In sommige landen mag een reiziger bijvoorbeeld op een toeristenvisum een ​​conferentie bijwonen. Ostberg zei dat reizigers in dergelijke gevallen alles moeten beoordelen wat ze tijdens hun reis zullen doen om er zeker van te zijn dat niets de visumbeperkingen schendt.

In het algemeen: “Als u een contactpersoon ondertekent, werknemers traint of met hen reist [business] Tools, je mag niet op een toeristenvisum.”

Dit geldt ook voor reizigers die zaken- en vakantiereizen combineren, omdat ze nog steeds een zakenvisum nodig hebben, zelfs als werk een klein deel van hun reis is, zei Gero. Als een schending van de visumvoorwaarden wordt ontdekt, kunnen de gevolgen niet alleen de reizigers maar het hele bedrijf treffen.

“[The traveler] “Ze kunnen worden vastgehouden, en als het bedrijf zaken doet in die markt, kunnen ze worden bestraft of worden de activiteiten stopgezet. Dit is de weg van de minste weerstand, maar er kan veel mis gaan in het proces”, zei Gero.

Leave a Reply

Your email address will not be published.